Modèle de devis secrétaire indépendante : structure et mentions clés

Une secrétaire indépendante ne vend pas seulement des heures : elle propose une organisation, des livrables et une manière de travailler. Pour que le client comprenne ce qu’il achète, le devis doit traduire ces éléments en termes précis, sans transformer une mission simple en contrat illisible.

Entre le traitement des courriels, la préparation de documents et le suivi des rendez-vous, les demandes évoluent vite. Un modèle de devis bien construit permet de fixer le périmètre, d’expliquer le prix et de prévoir les changements avant qu’ils ne deviennent une source de tension. Voici une méthode concrète, illustrée par le cas de Claire, secrétaire indépendante qui accompagne une petite entreprise artisanale.

En bref

• Un devis utile identifie les parties et décrit précisément les prestations administratives, leur prix et leur calendrier.
• La TVA dépend du régime réel de la professionnelle ; la mention de franchise ne s’applique pas automatiquement à toutes les micro-entreprises.
• Un acompte, une durée de validité et les modalités de modification doivent être définis clairement avant le début de la mission.
• Un exemple chiffré et des clauses adaptées facilitent la signature comme la facturation ultérieure.

Comment construire la structure du devis d’une secrétaire indépendante ?

La structure du devis répond à quatre questions : qui intervient, pour quelle mission, à quel prix et à quelles conditions ? Une présentation ordonnée aide le client à décider sans devoir réclamer plusieurs explications complémentaires.

Claire reçoit une demande d’un artisan qui souhaite déléguer une partie de son travail de bureau. Plutôt que d’écrire « assistance administrative », elle commence par distinguer le tri des messages, la préparation des devis commerciaux et le classement des pièces. Chaque activité donne lieu à une ligne compréhensible et mesurable.

Identifier la professionnelle et son client

En haut du document, indiquez votre nom ou votre raison sociale, votre adresse professionnelle et vos coordonnées professionnelles : téléphone et adresse électronique. Ajoutez votre numéro SIRET, votre forme juridique si elle est pertinente et les autres informations d’identification adaptées à votre situation.

Si vous exercez en micro-entreprise, vous pouvez préciser ce régime pour éclairer le client, sans le présenter comme une forme juridique distincte. Vérifiez que les renseignements correspondent à ceux de votre entreprise : une erreur d’adresse ou d’identifiant peut compliquer les échanges et la facturation.

Pour le destinataire, mentionnez son nom ou sa raison sociale et son adresse. Lorsqu’il s’agit d’une entreprise, relever son SIRET et les coordonnées de la personne chargée du dossier facilite le suivi, même si toutes ces informations ne sont pas systématiquement obligatoires sur chaque devis.

Organiser les informations dans un ordre lisible

Un titre « Devis », une référence interne et une date d’émission permettent de retrouver facilement le document. La numérotation des devis n’obéit pas nécessairement aux mêmes exigences que celle des factures, mais une suite logique, comme D-2026-001, évite les confusions entre versions.

Placez ensuite les rubriques dans un ordre qui suit la lecture du client :

1. Les coordonnées des deux parties et la référence du document.
2. L’objet de la mission, son périmètre et les livrables attendus.
3. Les quantités, les prix unitaires et le montant total.
4. Le calendrier, les conditions de règlement et la durée de l’offre.
5. Les modalités d’acceptation et les documents contractuels associés.

Cette organisation ne remplace pas les règles propres à votre activité et au type de client. Elle constitue toutefois une base solide pour rendre l’offre lisible et vérifier qu’aucun sujet important n’a été oublié.

Le client peut aussi comparer votre proposition avec une autre solution de secrétariat externalisé. Le devis doit donc montrer ce que couvre votre intervention personnelle : préparation de documents, suivi de dossiers ou coordination, par exemple, sans laisser supposer qu’un outil téléphonique réalise nécessairement les mêmes tâches.

Pour compléter cette trame, les exemples de devis pour indépendants donnent des pistes de présentation. Adaptez-les cependant à votre activité : une rubrique copiée sans rapport avec la mission peut brouiller la lecture au lieu de sécuriser l’accord.

Le bon ordre rend le devis facile à comprendre ; la précision de chaque rubrique le rend réellement utile.

Quelles mentions obligatoires vérifier sur un devis de secrétariat ?

Il est tentant de chercher une liste unique de mentions obligatoires applicable à tous les devis. En pratique, les règles varient selon la prestation, le destinataire et les circonstances de vente. Il faut distinguer les informations imposées par les textes de celles qu’il est simplement prudent de prévoir.

Un devis n’est pas automatiquement obligatoire pour toute prestation dépassant un montant universel. Certaines activités ou situations imposent un devis, tandis que les professionnels doivent notamment respecter les règles d’information précontractuelle sur les prix et les conditions applicables. Avant d’envoyer votre document, vérifiez les obligations correspondant à votre activité et au profil du client.

Prix, TVA et identification : les points à contrôler

Le client doit pouvoir comprendre le prix ou, lorsque celui-ci ne peut pas être calculé à l’avance, les modalités permettant de le déterminer. Présentez le détail des prestations et des quantités, puis le total. Si la TVA s’applique, faites apparaître clairement les montants hors taxe, le taux applicable, la taxe et le total toutes taxes comprises.

Si vous bénéficiez effectivement de la franchise en base, la formule « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est à faire figurer sur les factures concernées et peut également être reprise sur le devis pour expliquer l’absence de TVA. Ne l’utilisez pas si vous êtes devenue redevable de la taxe ou si vous avez opté pour son application.

La micro-entreprise et la franchise en base de TVA sont deux notions différentes. Claire peut relever du régime micro-social tout en devant facturer la TVA si sa situation l’y conduit. Avant chaque émission, elle vérifie donc son régime actuel plutôt que de reproduire automatiquement le texte d’un ancien document.

Validité, acceptation et portée de l’engagement

Indiquer une durée de validité de 30 jours est une pratique commode, pas une règle générale imposant ce délai à tous les devis. Une date limite explicite évite qu’une offre conçue pour un planning précis soit acceptée plusieurs mois après, alors que les disponibilités ont changé.

La signature du client, accompagnée si vous le souhaitez de la formule « Bon pour accord », facilite la preuve de son acceptation. Cette formule et une double signature ne sont pas, à elles seules, une condition universelle de validité du contrat : l’essentiel est de pouvoir démontrer un accord sur l’offre et ses conditions.

Lorsque l’offre a expiré, échangez avec le client avant de démarrer. Si vous acceptez toujours la mission, transmettez une version actualisée, avec une nouvelle référence ou un numéro de version, afin que chacun sache quel document s’applique.

Les clients particuliers bénéficient d’une protection spécifique. Une prestation conclue à distance ou hors établissement peut notamment ouvrir un droit de rétractation de 14 jours, sous réserve des exceptions légales et des règles applicables à l’exécution anticipée. Ne reprenez pas automatiquement des conditions destinées aux entreprises pour une vente à un consommateur.

Enfin, pour une mission récurrente, précisez si votre offre porte sur un volume fixe ou sur des interventions à la demande. Cette distinction évite de considérer comme incluses des heures que vous n’aviez pas prévues.

Une mention n’est efficace que si elle correspond à votre situation réelle et à la façon dont la mission sera exécutée.

Modèle de devis secrétaire indépendante : exemple chiffré à adapter

Prenons une mission fictive : Claire accompagne l’entreprise Atelier Rivage pendant un mois. Elle intervient à distance pour préparer des documents commerciaux et classer des pièces. Les montants ci-dessous servent uniquement à illustrer un calcul ; ils ne constituent ni un tarif de marché ni une recommandation de prix.

Présenter les prestations et leur prix ligne par ligne

Claire prévoit douze heures d’assistance à 45 € et deux heures de classement à 35 €. Elle bénéficie de la franchise en base de TVA. Son devis pourrait présenter les éléments suivants après les coordonnées complètes des parties, avec la référence D-2026-001 et une date d’émission au 15 mars 2026.

Prestation	Quantité	Prix unitaire	Montant
Préparation et mise en forme de documents commerciaux	12 heures	45 €	540 €
Classement numérique des pièces transmises	2 heures	35 €	70 €
Total, TVA non applicable			610 €

Le document précise : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Claire indique une validité jusqu’au 14 avril 2026 inclus, un démarrage prévu le 20 avril sous réserve de réception des éléments nécessaires, puis une réalisation sur quatre semaines.

La description ajoute : « Préparation des documents à partir des informations transmises par le client, sans validation juridique ni signature en son nom. Classement des pièces reçues dans les dossiers numériques convenus. » Cette phrase délimite les responsabilités sans noyer le lecteur dans des formulations techniques.

Ajouter des conditions cohérentes avec les calculs

Claire demande un acompte de 30 % à la commande, soit 183 €, puis un solde de 427 €. Le solde devient exigible selon l’échéance indiquée sur la facture finale. Le devis précise que le règlement se fait par virement bancaire et que le démarrage intervient après acceptation et réception de l’acompte.

Pour ce client professionnel, Claire prévoit également les conditions applicables aux retards de règlement, en cohérence avec ses conditions générales et les règles légales. La facture finale devra tenir compte de l’acompte déjà encaissé afin que le client ne paie pas deux fois la même somme.

Le volume indiqué constitue un plafond pour la mission définie. Si l’artisan transmet finalement des documents très différents ou demande une intervention supplémentaire, Claire chiffre ce travail à part avant de l’effectuer. Elle peut conserver le même modèle et modifier les lignes, mais elle ne change pas un montant après acceptation sans accord.

Pour créer votre propre document, un modèle de devis à personnaliser dans Word peut servir de point de départ. Vérifiez cependant chaque champ : une mise en page prête à remplir ne garantit pas que les clauses conviennent à votre activité.

Une fois les données saisies, exportez une copie PDF pour l’envoi et conservez la version modifiable ainsi que celle qui a été acceptée. Si vous corrigez une offre avant signature, identifiez clairement la nouvelle version. Votre exemple devient ainsi un outil de travail fiable, et non un document figé.

Un devis chiffré convainc lorsqu’un client peut relier chaque montant à une action concrète.

Comment fixer les tarifs de secrétariat et les conditions de paiement ?

Le prix doit rémunérer le temps passé, mais aussi rendre possible une prestation régulière et soignée. Pour établir ses tarifs de secrétariat, Claire estime les heures de production, les échanges avec le client et le temps consacré à l’organisation de son activité.

Elle tient également compte de ses charges, de ses outils et des périodes non facturées. Deux missions de même durée ne représentent pas toujours le même effort : une saisie à partir de documents complets est plus prévisible qu’un dossier dont les pièces arrivent au compte-gouttes.

Choisir entre heure, forfait et mission récurrente

La facturation horaire convient lorsque le volume est difficile à anticiper. Précisez alors le taux, la manière de suivre le temps et, si nécessaire, un plafond d’heures. Une estimation reste une estimation : le client doit savoir comment vous l’alerterez si le temps prévu risque d’être dépassé.

Le forfait convient davantage à un résultat bien défini. Claire peut proposer, par exemple, la mise en forme de dix documents selon une trame fournie, avec un nombre de retours précisé. Si le client veut finalement vingt documents ou une nouvelle trame, la demande sort du périmètre convenu.

Pour une collaboration mensuelle, indiquez le volume inclus, la période concernée et ce qui se passe si le temps n’est pas utilisé ou si le besoin augmente. Un forfait récurrent sans règle de report peut créer une déception des deux côtés : le client imagine des heures cumulables, tandis que la prestataire a réservé sa disponibilité mois par mois.

Vous pouvez rapprocher cette réflexion des différentes formes d’accompagnement administratif d’une TPE par une assistante virtuelle. Le choix dépend autant du niveau d’autonomie attendu que du volume de travail.

Prévoir l’acompte, le solde et les retards

Les conditions de paiement indiquent les échéances, les moyens acceptés et, le cas échéant, l’acompte. Aucun seuil de montant ne rend universellement l’acompte nécessaire : son intérêt dépend de la durée, des frais engagés et de la relation commerciale.

Pour une mission qui mobilise plusieurs semaines, un acompte peut sécuriser la réservation du créneau. Pour une intervention brève auprès d’un client régulier, une facturation après réalisation peut être plus simple. Dans les deux cas, annoncez le choix avant l’acceptation et émettez les factures appropriées.

Avec un client professionnel, respectez les délais de paiement applicables et mentionnez les conditions de pénalités de retard dans les documents concernés. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement entre professionnels est fixée à 40 € lorsque les conditions légales sont réunies ; elle ne se transpose pas automatiquement aux consommateurs.

Enfin, les frais supplémentaires doivent être identifiables : déplacement demandé par le client, achat express ou outil payant spécialement nécessaire à la mission. Si leur montant est connu, chiffrez-le ; sinon, expliquez comment il sera validé. Une proposition claire limite les discussions au moment où la facture arrive.

Un prix juste se défend mieux lorsque son mode de calcul et ses échéances sont visibles dès le départ.

Délimiter les prestations administratives et gérer les modifications du devis

Le risque le plus fréquent n’est pas forcément un impayé : c’est une mission qui change progressivement sans que son prix ou son calendrier évoluent. Une demande de « petit service » peut sembler anodine ; répétée chaque semaine, elle modifie pourtant la charge de travail.

Pour éviter cette dérive, Claire décrit ce qu’elle fera, mais aussi ce qu’elle ne fera pas. Elle sépare la préparation d’un document de sa validation par le client, et le classement de pièces de leur analyse comptable. Cette distinction protège les deux parties : l’artisan sait ce qu’il doit vérifier, et la prestataire ne se voit pas attribuer une responsabilité qu’elle n’a pas acceptée.

Transformer une demande floue en périmètre mesurable

Supposons que l’artisan demande « la gestion des e-mails ». Claire lui pose plusieurs questions : combien de boîtes sont concernées ? Faut-il seulement trier, rédiger des réponses ou répondre directement ? Quels messages nécessitent son accord préalable ? Ces réponses changent le temps nécessaire et le niveau d’autonomie attendu.

Elle peut ensuite écrire : « Tri de la boîte professionnelle une fois par jour ouvré, classement selon les catégories convenues et préparation de réponses soumises à validation. Les réclamations et décisions commerciales restent traitées par le client. » Le résultat est plus exploitable qu’une promesse générale de prise en charge.

Ajoutez également les dépendances : accès aux outils, transmission des documents et interlocuteur disponible. Si les éléments arrivent en retard, prévoyez que le planning sera réexaminé d’un commun accord. Une date de livraison n’a de sens que si les conditions nécessaires à sa tenue sont précisées.

Pour une mission liée au téléphone, distinguez l’accueil des appels, la prise de messages et la gestion de l’agenda. Le dossier sur la permanence téléphonique aide à comprendre ces différences avant de les traduire dans une offre commerciale.

Formaliser un avenant sans compliquer la relation

Si le client souhaite modifier le travail en cours de route, commencez par évaluer l’effet sur le prix, les ressources et la date de livraison. Une correction déjà comprise dans la mission ne nécessite pas forcément un nouveau document. En revanche, une demande hors périmètre mérite un accord écrit, même lorsqu’elle paraît courte.

Un avenant peut tenir sur une page : référence du devis initial, description du changement, montant supplémentaire ou nouveau mode de calcul, conséquence sur le planning et date d’application. Faites-le accepter avant d’effectuer les nouvelles tâches, puis conservez-le avec le devis d’origine.

Pour une relation longue ou sensible, un contrat distinct peut compléter le devis. Il permet notamment de détailler la confidentialité, les accès informatiques, les responsabilités, la fin de la collaboration et le traitement des données personnelles. Si Claire manipule des données pour le compte du client, les rôles et les obligations liés au RGPD doivent être examinés selon la situation.

Avant l’envoi, relisez enfin l’ensemble comme si vous découvriez la proposition : un nouveau client saurait-il ce qu’il reçoit, quand il paie et à qui il doit transmettre les informations ? Si une réponse exige une explication orale indispensable, la formulation mérite d’être améliorée.

Le périmètre n’empêche pas la souplesse : il donne aux deux parties une base claire pour faire évoluer la mission.

Questions fréquentes sur le devis d’une secrétaire indépendante

Une secrétaire indépendante doit-elle toujours établir un devis ?

Non. L’obligation dépend notamment de la prestation et de la situation du client. Même lorsqu’il n’est pas imposé, un devis écrit aide à fixer le prix, le périmètre et les conditions de la mission avant son démarrage.

Combien de temps un modèle de devis doit-il rester valable ?

Il n’existe pas de durée universelle de 30 jours pour tous les devis. Choisissez une période adaptée à votre disponibilité et indiquez une date limite claire ; si l’offre a expiré, confirmez les nouvelles conditions avant de commencer.

La mention de franchise de TVA convient-elle à toutes les micro-entreprises ?

Non. La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » correspond à une situation de franchise en base. Une micro-entrepreneuse qui facture la TVA doit présenter les montants et le taux applicables.

Un devis signé suffit-il pour une mission de secrétariat ?

Un devis accepté peut formaliser l’accord sur une mission simple. Pour une collaboration longue, des données sensibles ou des responsabilités complexes, un contrat complémentaire peut préciser la confidentialité, les modalités de résiliation et les obligations de chacun.

Comment ajouter une prestation après acceptation du devis ?

Décrivez la demande supplémentaire, son prix et son effet sur le calendrier dans un avenant ou un nouveau devis. Faites accepter les changements avant de réaliser les travaux concernés et conservez la preuve de cet accord.